Artikel 1 Toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden
1.1 Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle aanbiedingen en verzoeken om aanbiedingen, alle daaruit voortvloeiende overeenkomsten en elke andere rechtsverhouding tussen N.V. Nederlandsch Octrooibureau en/of NLO Shieldmark B.V. (de “Leverancier”) en een andere partij (de “Opdrachtgever”), waarbij de Leverancier bepaalde diensten verleent of zal verlenen.
1.2 Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn expliciet uitgesloten van de rechtsverhouding tussen de Leverancier en de Opdrachtgever.
1.3 Alle opdrachten gegeven aan personen werkzaam bij de Leverancier worden geacht uitsluitend aan de Leverancier te zijn gegeven, ook indien de opdracht bedoeld is om door een specifieke persoon te worden uitgevoerd. Elke hoofdelijke aansprakelijkheid in gevallen waarin een opdracht aan twee of meer personen wordt verleend, is uitgesloten. Deze Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende en opvolgende opdrachten.
1.4 In het geval van de invoering van nieuwe of gewijzigde algemene voorwaarden, zijn deze van rechtswege van toepassing op de rechtsverhouding tussen Leverancier en de Opdrachtgever met ingang van de publicatiedatum van de genoemde nieuwe of gewijzigde algemene voorwaarden.
1.5 Degenen (zowel natuurlijke als rechtspersonen zoals rechtspersonen) die op welke wijze dan ook direct of indirect betrokken zijn bij het uitvoeren van opdrachten verleend aan de Leverancier kunnen zich ook beroepen op deze Voorwaarden, inclusief Artikel 6, door middel van een derdenbeding.
Artikel 2 Reikwijdte van de overeenkomst
2.1 Bij de uitvoering van de activiteiten verbonden aan een opdracht van de Opdrachtgever, zal de Leverancier, voor zover redelijkerwijs mogelijk, de norm van een zorgvuldig en nauwgezet leverancier naleven. De Leverancier garandeert niet het beoogde resultaat. Dienovereenkomstig zullen de verplichtingen van de Leverancier onder enige overeenkomst met de Opdrachtgever uitsluitend bestaan uit inspanningsverplichtingen.
2.2 Indien de opdracht van de Opdrachtgever uitsluitend bestaat uit het vertalen, certificeren en/of valideren van een Europees octrooi of unitair octrooi, vormt die opdracht geen belangenconflict dat de Leverancier zou verhinderen om diensten te verlenen aan een andere opdrachtgever tegen de Opdrachtgever.
2.3 Indien de opdracht van de Opdrachtgever een belangenconflict voor de Leverancier vormt, zal dit tijdig aan de Opdrachtgever worden bekendgemaakt. De Leverancier behoudt zich het recht voor om de opdracht van de Opdrachtgever te weigeren, ongeacht eerdere opdrachten of het moment waarop de opdracht werd gegeven. Indien tijdens de uitvoering van de opdracht een belangenconflict ontstaat, heeft de Leverancier het recht om zijn activiteiten te beëindigen zonder aansprakelijk te worden gehouden voor eerdere beëindiging, de opdracht terug te geven en de overeenkomst te ontbinden. De Opdrachtgever zal de Leverancier vergoeden voor alle verleende diensten tot het moment van beëindiging.
Artikel 3 Inschakeling van derden
3 De Leverancier is gerechtigd om een of meer derden zoals externe adviseurs, octrooigemachtigden, buitenlandse advocaten, technische deskundigen of merkenadvocaten in te schakelen om een opdracht uit te voeren. De Leverancier is toegestaan om namens de cliënt aansprakelijkheidsbeperkingen te accepteren evenals andere algemene voorwaarden die door deze partijen worden gebruikt. Daarom is de Leverancier noch aansprakelijk voor tekortkomingen of fouten van die derde partij, noch voor enige voortvloeiende of gerelateerde schade.
Artikel 4 Honoraria, uitgaven, kosten en voorschotten
4 Voor zover niet anders schriftelijk overeengekomen, heeft de Leverancier recht op een honorarium dat wordt vastgesteld op basis van het uurtarief dat geldt op het moment van uitvoering van de opdracht, evenals op een vergoeding voor behandelingsactiviteiten, voorschotten en kosten zoals telefoon, fax, portokosten en kopieerkosten gemaakt door de Leverancier bij het uitvoeren van een opdracht, plus eventuele verschuldigde btw. Indien twee of meer Opdrachtgevers een opdracht verlenen, zijn zij hoofdelijk aansprakelijk jegens de Leverancier voor het honorarium en de vergoeding. De Leverancier kan voorschotten verzoeken en voorlopige onkostennota’s in rekening brengen. Een onkostennota dient uiterlijk eenentwintig (21) kalenderdagen na de datum van uitgifte van de nota te worden betaald door het eindbedrag op de nota te crediteren op de bankrekening vermeld op de nota. De aan de Leverancier verschuldigde bedragen dienen in euro's te worden betaald. Handelsrente zal worden berekend over het onbetaalde verschuldigde bedrag tegen de wettelijke rente vanaf de tweeëntwintigste (22e) kalenderdag na de factuurdatum, of indien een andere betalingstermijn dan eenentwintig (21) kalenderdagen was overeengekomen, vanaf de kalenderdag volgend op het verstrijken van die betalingstermijn. Verrekening van een tegenvordering is niet toegestaan. Indien betaling niet tijdig wordt verricht, is de Leverancier, onverminderd zijn andere wettelijke rechten, gerechtigd, naar eigen goeddunken, de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst te ontbinden. De Leverancier heeft recht op vergoeding van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten indien de Opdrachtgever enige betalingsverplichting jegens de Leverancier niet nakomt. Buitengerechtelijke kosten omvatten maar zijn niet beperkt tot kosten verbonden aan het verzenden van betalingsherinneringen en/of ingebrekestellingen en zijn vastgesteld op een minimum van 15 procent (15%) van het te innen bedrag, met een minimum van € 500.
Artikel 5 Aansprakelijkheid
5.1 De totale hoofdelijke aansprakelijkheid van de Leverancier, ongeacht hoe deze ontstaat, met betrekking tot een of meer fouten in verband met een of meer opdrachten, is als volgt beperkt:
a. in het geval dat de aansprakelijkheid van de Leverancier voor de schade door een verzekering is gedekt, tot het bedrag dat uiteindelijk door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Leverancier wordt uitgekeerd plus het toepasselijke eigen risico, tot een maximum van € 10.000.000,00;
b. in het geval dat de aansprakelijkheid van de Leverancier niet door een uitkering van de verzekeringsmaatschappij van de Leverancier is gedekt, is de Leverancier alleen aansprakelijk in het geval van een wezenlijke fout als gevolg van nalatig handelen van de Leverancier en zal de aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag dat de Leverancier voor de betreffende opdracht(en) heeft ontvangen, tot een maximum van € 250.000,-.
5.2 Elke aanspraak van de Opdrachtgever op schadevergoeding en/of vergoeding vervalt, indien de schade, na het moment van daadwerkelijke ontdekking of het moment waarop deze had moeten worden ontdekt, niet onverwijld en uiterlijk na 10 dagen schriftelijk aan de Leverancier wordt gemeld en in ieder geval zodra twaalf maanden zijn verstreken sinds de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt en waarvoor de Leverancier aansprakelijk is.
5.3 Het voorgaande is ook van toepassing indien de Opdrachtgever schadevergoeding en/of vergoeding vordert op basis van een door een andere partij overgedragen vordering. In het geval dat een derde partij schadevergoeding van de Leverancier vordert voor schade die hij heeft geleden als gevolg van of in verband met een door de Opdrachtgever verleende opdracht uitgevoerd door de Leverancier, zal de Opdrachtgever de Leverancier vrijwaren tegen die vordering en de daarmee verband houdende kosten voor zover de Leverancier een hoger bedrag moet betalen dan hij zou hebben betaald indien de Opdrachtgever zelf een dergelijke vergoeding had gevorderd. De Leverancier zal deze aansprakelijkheidsbeperking niet inroepen voor zover enige schade het gevolg is van opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid van zijn leidinggevend management. De Opdrachtgever zal nooit een vordering tot schadevergoeding en/of vergoeding hebben, ongeacht de rechtsgrond, jegens enige natuurlijke persoon, werknemer en/of directeur van de Leverancier of enige rechtspersoon waarmee de Leverancier een contract heeft gesloten in verband met de bedrijfsvoering.
5.4 In elk geval van aansprakelijkheid op basis van enige fout of nalatigheid, zal uitsluitend de Leverancier aansprakelijk zijn. Personen verbonden aan de Leverancier, zoals huidige of toekomstige directe of indirecte aandeelhouders, of partners, werknemers, adviseurs, stagiairs, enz. zullen onder geen enkele omstandigheid aansprakelijk zijn.
Artikel 6 Beëindiging
6 Tenzij partijen anders schriftelijk zijn overeengekomen, is elke partij gerechtigd de overeenkomst te beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste 30 dagen. De Opdrachtgever zal in ieder geval de Leverancier vergoeden voor alle verleende diensten tot het moment van beëindiging.
Artikel 7 Verwerking & beveiliging van persoonsgegevens
7.1 Leverancier respecteert de (persoons)informatie en gegevens van de Opdrachtgever en andere betrokken partijen bij de opdracht, en zorgt ervoor dat de informatie vertrouwelijk wordt verwerkt. De Opdrachtgever wordt geacht en is verplicht om bedrijfsgegevens van de Leverancier op identieke vertrouwelijke wijze te verwerken en te behandelen.
7.2 De Leverancier kwalificeert als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van zijn diensten en verwerkt persoonsgegevens volgens zijn privacy policy. In het kader van zijn diensten maakt de Leverancier gebruik van digitale communicatie en cloud computing. De Opdrachtgever stemt in met het gebruik door de Leverancier van digitale communicatiemiddelen en diensten, inclusief clouddiensten, voor gegevensopslag en overdracht. De Leverancier neemt passende maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen. De Leverancier is niet aansprakelijk voor enig verlies van, of ongeoorloofde toegang tot, gegevens indien dit ondanks de genomen maatregelen plaatsvindt, noch indien dit plaatsvindt wanneer gegevens worden overgedragen via openbare netwerken of wanneer netwerken en systemen van derden worden gebruikt.
7.3 NLO-medewerkers kunnen kunstmatige intelligentie (AI)-gebaseerde tools gebruiken bij het uitvoeren van hun taken, tenzij partijen anders schriftelijk overeenkomen met betrekking tot een specifieke opdracht. NLO hanteert een interne AI-gedragscode, waarvan een exemplaar op verzoek beschikbaar is voor zijn klanten. Het gebruik van AI doet op geen enkele wijze afbreuk aan of beïnvloedt de verantwoordelijkheid van NLO om deze Overeenkomst uit te voeren in overeenstemming met Artikel 2.1.
Artikel 8 Jurisdictie en forumkeuze
8.1 Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, heeft de bevoegde rechtbank in Amsterdam, Nederland, exclusieve jurisdictie over alle geschillen tussen de Opdrachtgever en de Leverancier. Het voorgaande doet geen afbreuk aan het recht van de Leverancier om een geschil voor te leggen aan een rechtbank die jurisdictie zou hebben bij afwezigheid van deze clausule.
8.2 Alle geschillen tussen de Opdrachtgever en de Leverancier worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht.
