Privacy Statement

Dit Privacy Statement heeft betrekking op al het gebruik dat wij kunnen (laten) maken van door ons verkregen persoonsgegevens van eenieder die contact met ons heeft gehad en/of onze website(s) www.nlo.eu / www.nloshieldmark.eu (‘Website’) heeft bezocht en/of gebruikt.

Wij respecteren de privacy van bezoekers van de Website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Verwerking van de persoonsgegevens gebeurt op een wijze, die in overeenstemming is met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet stellen.

Wie is verantwoordelijk?

N.V. Nederlandsch Octrooibureau, NLO Shieldmark B.V. en NLO bv handelen gezamenlijk onder de naam NLO en zijn gezamenlijk de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de navolgende situaties:

• de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de cliëntrelatie met NLO of potentiële cliënten met wie NLO contact heeft gelegd of contact wenst te leggen
• de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van de Website
• de verwerking van persoonsgegevens van ontvangers van promoties, nieuwsbrieven en commerciële e-mails van NLO
• de verwerking van alle andere persoonsgegevens met betrekking tot personen die contact opnemen met NLO of van wie NLO persoonsgegevens verwerkt.

Wat voor soort persoonsgegevens verwerkt NLO?

NLO verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan NLO hebt verstrekt, persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan de Website en het lezen van nieuwsbrieven en persoonsgegevens die NLO heeft mogen ontlenen aan andere bronnen, zoals zakelijke social mediaplatforms. Het gaat om de navolgende soorten persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens door u verstrekt waaronder contactgegevens zoals voor- en/of achternaam, telefoonnummer, e-mailadres
• Persoonsgegevens verkregen via of gegenereerd door onze website, elektronische nieuwsbrieven, commerciële e-mails of daaraan gerelateerde technologieën, waaronder gegevens over uw IP-adres, internetbrowser, taalinstellingen, gegevens over uw gebruik van onze diensten en producten, zoals onze podcasts
• Persoonsgegevens verkregen uit andere openbare bronnen zoals social mediaplatforms en openbare registers.

Wij ontvangen uw persoonsgegevens via de Website, telefoon, e-mail, tijdens een bezoek aan een van onze kantoren, op beurzen en (netwerk)bijeenkomsten, via LinkedIn, Spotler, Spotify Google Podcast, Soundcloud of Apple Podcasts. Wij ontvangen uw persoonsgegevens via onze Website wanneer u het gebruik van cookies accepteert. Graag verwijzen wij u naar onze Cookie Statement voor informatie hierover.

Doeleinden

NLO gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst waarin u NLO een opdracht hebt verstrekt tot het leveren van onze diensten waaronder begrepen maar niet daartoe beperkt het verstrekken van onder meer persoonsgegevens aan officiële instanties voor de registratie, verkrijging, bescherming of commercialisering van intellectuele eigendomsrechten zoals bijvoorbeeld het Europees Octrooi Bureau (EOB) of aan (buitenlandse) kantoren die door NLO worden ingeschakeld;
• het nakomen van wettelijke verplichtingen
• het onderhouden van contact met u
• het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd
• het verbeteren van onze product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties
• het uitvoeren en analyseren van cliënttevredenheidsonderzoeken
• het maken van gebruikersstatistieken van de Website; en
• het beveiligen van de toegang tot ons bedrijf bij bezoek aan onze kantoren.

Gronden van de verwerking van persoonsgegevens

NLO verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op grond van een van de volgende grondslagen:

• Toestemming. Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken
• Uitvoering van de overeenkomst. Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van onze diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang. Hierbij gaat het onder andere om ons belang om een (commerciële) relatie met u te onderhouden en ons commerciële belang om meer inzicht te krijgen in het gebruiker van onze Website.

Verwerkers

NLO schakelt voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) in die in opdracht van NLO de persoonsgegevens verwerken. NLO sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG. NLO werkt bijvoorbeeld met ICT-dienstverleners die software (software-as-a-service) of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails.

Persoonsgegevens delen met derden

Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan - afhankelijk van de omstandigheden van het geval - noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:

• Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.
• Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
• Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

In het geval NLO persoonsgegevens doorgeeft aan officiële instanties of externe experts voor de registratie, bescherming, verkrijging of behoud van intellectuele eigendomsrechten bepalen die uiteindelijk zelf de wijze waarop de persoonsgegevens verder worden verwerkt, waaronder publicatie daarvan. Het EOB heeft als internationale organisatie haar eigen data protection guidelines en acht zich niet gebonden aan de AVG. NLO heeft geen invloed op de wijze waarop uw persoonsgegevens bij voornoemde instanties of experts worden verwerkt.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In bepaalde gevallen is het nodig om de persoonsgegevens door te geven aan partijen gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier door aldaar gevestigde expert. NLO heeft passende veiligheidsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens te delen in het geval van onze e-mailmarketingpartij (nieuwsbrief, formulieren op website). Daarnaast houden wij rekening met de extra eisen die de AVG stelt aan doorgifte buiten de EER.

Nieuwsbrieven van NLO

NLO biedt geïnteresseerden een nieuwsbrief of andere informatie aan op het gebied van intellectuele eigendom, onze diensten en aanverwante zaken. Voor het verwerken van de abonneegegevens die via de aanmeldformulieren worden ingevuld gebruiken we e-mailmarketingsoftware van Microsoft Dynamics. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Podcasts, social media en third party links

Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites en social mediaplatformen waarop onze podcasts en andere content beschikbaar zijn, zoals Spotify, Google Podcast, Soundcloud, Apple Podcasts, Instagram en LinkedIn. Deze links worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de desbetreffende website en/of social mediaplatform, welke een cookie op uw apparaat plaatst. Door te klikken op deze links, kunnen uw persoonsgegevens mogelijk door deze partijen buiten de EER worden verwerkt. Hoewel wij deze websites en social mediaplatformen met zorg hebben geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw (persoons)gegevens door de organisaties achter die websites en social mediaplatformen. Wij adviseren u het privacy en/of cookie statement, indien aanwezig, van de desbetreffende website die of het social mediaplatform dat u bezoekt te raadplegen.

Uw rechten als betrokkene

Als betrokkene heeft u op grond van de AVG een aantal rechten. U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (art. 15 AVG), het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens (art. 16 AVG), het recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) en het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook het recht om overdracht van uw gegevens te verzoeken (art. 20 AVG). Ten slotte kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens (art. 21 AVG). Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.

Hieronder worden uw rechten kort omschreven:

• recht op inzage: u mag altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij hebben verzameld en daarvan een afschrift verzoeken. Indien wij uw persoonsgegevens niet rechtstreeks van u maar van een derde die uw persoonsgegevens verwerkt hebben ontvangen, dan informeren wij u over de bron waaruit deze informatie is ontvangen
• recht op rectificatie: u mag altijd vragen om uw gegevens te corrigeren dan wel aan te vullen indien deze onjuist en/of incompleet in onze administratie zijn verwerkt
• recht op gegevenswissing: u mag altijd verzoeken om uw gegevens te verwijderen indien u niet wilt dat wij bepaalde gegevens van u bewaren. Dit wordt ook wel ‘het recht om vergeten te worden’ genoemd
• recht op beperking: u kunt altijd vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten dan wel het gebruik hiervan te beperken
• recht op overdracht: u kunt altijd verzoeken om uw persoonsgegevens op te vragen en/of aan een derde over te (laten) dragen. Dit wordt ook wel het recht op dataportabiliteit genoemd. Uw persoonsgegevens zullen dan in een leesbaar bestand aan u of aan de door u aangewezen derde worden verzonden; en
• recht op bezwaar: u kunt (onder omstandigheden) bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van persoonsgegevens.

Bewaartermijn

NLO bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking dan wel op grond van de wet is vereist. De bewaartermijn kan per soort persoonsgegevens verschillen. Gegevens die wij via onze Website verkrijgen worden voor maximaal twee weken bewaard, waarna deze uit ons systeem worden verwijderd. Wij kunnen cookies gebruiken die gegevens op uw apparaat kunnen plaatsen en lezen. Deze cookies blijven bewaard voor de duur van de sessie, dan wel maximaal tot dat de cookie door u wordt verwijderd. Voor het gebruik van cookies verwijzen wij u naar onze Cookie Statement.

Wij kunnen voor statistische doeleinden persoonsgegevens anonimiseren en op geaggregeerd niveau bewaren. Hier is geen maximale bewaartermijn aan verbonden.

Beveiliging

NLO zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in overeenstemming met de daarvoor geldende eisen en richtlijnen. De door ons genomen maatregelen zijn onder meer:

• dat alle gegevens via de Website versleuteld en via een beveiligde verbinding worden verzonden door middel van SSL/TLS verbindingen
• dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot persoonsgegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden
• dat personen die toegang hebben tot gegevens zich bewust zijn van het belang dat wij hechten aan bescherming van persoonsgegevens
• dat personen die toegang hebben tot gegevens gebonden zijn aan een geheimhoudingsverklaring.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van een datalek, neem dan gelijk contact met ons op.

Wijzigingen in de Privacy Statement

NLO behoudt zich het recht voor om deze "Privacy Statement" op ieder gewenst moment en voor welke reden dan ook aan te passen of te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig dit Privacy Statement voor een update van ons privacy beleid. De huidige versie van dit Privacy Statement is als laatst gewijzigd op 27 augustus 2024.

Vragen of klachten?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens of over ons Privacy Statement, neemt u dan contact op via telefoonnummer +31 (0)70 331 25 00 of marketingcommunications@nlo.eu.